Die wichtigsten Informationen
Hinterlegen Sie Titel, Beschreibung, Bild, Ziel, Startort, Dauer und Preis. Zusätzlich können Sie Gruppengröße, Zielgruppe, Alter und enthaltene Leistungen wie Busfahrt, Halbpension oder Reiseleitung angeben.
Für Reiseveranstalter
Aus Ihrem Angebot
wird eine digitale Reise
Mit Explority stellen Sie Ihre Gruppenreisen digital vor, erhalten Anfragen von Schulen und Vereinen und begleiten die fertige Reise direkt in der App. Ihr Angebot bleibt dabei in Ihrer Hand – von der ersten Anfrage bis zur Rückkehr der Gruppe.
- Angebot
- einmal erstellen, mehrfach anbieten
- Anfrage
- direkt in der App erhalten
- Reise
- gemeinsam mit der Gruppe planen
- Kosten
- Rechnet die Schule direkt mit Ihnen ab
Ihre Rolle
Sie begleiten die Reise,
die Gruppe behält den Überblick
Wenn eine Reise aus Ihrem Angebot entsteht, werden Sie als Anbieter Teil der Reise. Sie können das Programm bearbeiten, Informationen ergänzen, Nachrichten an die Gruppe senden und wichtige Unterlagen bereitstellen.
Die Reise selbst bleibt bei der Schule oder dem Verein. Die Einrichtung behält damit die Verantwortung für ihre Gruppe und kann die Reiseleitung jederzeit selbst verwalten.
Sie sind Teil der Reise – aber nicht Teil der Gruppe.
Sie gehören nicht zur Gruppe
Ihr Konto erscheint nicht in Teilnehmerlisten, bei der Anwesenheit oder der Zimmerbelegung. Auch die Teilnehmerzahl der Reise verändert sich dadurch nicht.
Sie gehören nicht zur Gruppenkasse
Ihre Kosten werden nicht auf die Gruppe verteilt. Ihre Leistungen sind Teil des Reisepreises und werden getrennt von der Gruppenkasse behandelt.
Anbieter-Konten werden freigeschaltet
Ein Anbieter-Konto kann nicht selbst erstellt werden. Wir prüfen Ihre Angaben und schalten das Konto anschließend frei.
Ihr Angebot
Ihre Gruppenreisen als Komplettangebot
Sie erstellen Ihre Reise einmal als Angebot und legen darin die wichtigsten Informationen und den geplanten Ablauf fest. Schulen und Vereine können anschließend direkt über Explority eine Anfrage stellen.
Der geplante Ablauf
Beschreiben Sie die einzelnen Reisetage mit Unterkunft, Restaurants, Transfers, Programmpunkten oder eigenen Notizen. Das Angebot arbeitet zunächst mit Tagesnummern. Das konkrete Datum entsteht später bei der tatsächlichen Reise.
Ihre Buchungszeiträume
Legen Sie fest, wann Ihr Angebot angefragt werden kann – dauerhaft, für einen bestimmten Zeitraum, jährlich wiederkehrend oder nur an bestimmten Anreisetagen.
Sie entscheiden, wann Ihr Angebot bereit ist
Solange Sie an einem Angebot arbeiten, bleibt es als Entwurf gespeichert. Erst wenn alle wichtigen Angaben vorhanden sind und Sie es veröffentlichen, wird es für Reiseleitungen sichtbar.
Haben Sie eine ähnliche Reise bereits durchgeführt, können Sie deren Ablauf als Grundlage übernehmen. Das Programm wird übernommen, persönliche Daten, Kosten und Buchungsinformationen bleiben außen vor.
Bestimmte Daten entstehen erst mit der Reise
Flüge und öffentlicher Nahverkehr hängen von einem konkreten Reisetag ab. Deshalb gehören diese Angaben nicht in das allgemeine Angebot.
Sobald die Reise feststeht, können die entsprechenden Verbindungen in die konkrete Reise aufgenommen und dort aktuell gehalten werden.
Der Ablauf
Von Ihrer Reiseidee
zur fertigen Gruppenreise
Die eigentliche Buchung und Ihr Vertrag bleiben bei Ihnen. Explority unterstützt den Weg von der ersten Anfrage bis zur fertigen Reise und hält alle Beteiligten über die nächsten Schritte auf dem Laufenden.
Eine Reise entsteht erst, wenn Sie eine Anfrage bestätigen. Damit behalten Sie jederzeit die Kontrolle darüber, welche Gruppenreisen tatsächlich über Ihr Angebot zustande kommen.
Angebot finden
Die Reiseleitung sucht nach passenden Angeboten und kann unter anderem nach Ziel, Dauer, Preis und Gruppengröße filtern.
Anfrage senden
Die Reiseleitung nennt Wunschtermin, Gruppengröße und weitere Informationen. Sie erhalten die Anfrage direkt in der App.
Anfrage prüfen
Sie stimmen die Details wie gewohnt mit der Schule oder dem Verein ab. Wenn alles passt, geben Sie die Anfrage frei.
Reise erstellen
Aus Ihrem Angebot entsteht die konkrete Reise. Zeitraum, Ziel, Informationen und Ablauf werden dabei übernommen.
Gruppe einladen
Die Reiseleitung kann anschließend Schülerinnen und Schüler, Eltern oder weitere Teilnehmer über die vorgesehenen Zugangscodes zur Reise einladen.
In der Reise
Was Sie in der Reise tun können
Ihre Rechte richten sich nach Ihrer Rolle als Anbieter. Sie können die Bereiche bearbeiten, die für die Durchführung der Reise wichtig sind. Gleichzeitig bleiben die Daten und die Verwaltung der Gruppe bei der Einrichtung.
| Als Anbieter … | Geht das? | Anmerkung |
|---|---|---|
| Programm und Aktivitäten bearbeiten | Ja | Sie können den Reiseablauf genauso bearbeiten wie die Reiseleitung. |
| Nachrichten an die Gruppe senden | Ja | Nachrichten können auch als Push-Mitteilung verschickt werden. |
| Teilnehmende verwalten | Ja | Die Verwaltung bleibt auch bei der Reiseleitung möglich. |
| Kosten und Dokumente pflegen | Ja | Auch bestehende Unterlagen können ergänzt oder importiert werden. |
| Aus der Reise entfernt werden | Nein | Die Anbieter-Rolle kann nicht von der Reiseleitung oder Einrichtung entfernt werden. Sie können die Rolle selbst verlassen. |
| Die Reise besitzen oder löschen | Nein | Die Reise gehört weiterhin der Einrichtung. |
| Eigene Teilnehmerdaten hinterlegen | Nein | Anbieter benötigen keine eigenen Angaben zu Allergien oder Notfallkontakten. |
| In Teilnehmerlisten auftauchen | Nein | Anwesenheit, Zimmerbelegung und Notfalllisten bleiben der Gruppe vorbehalten. |
Teilnehmerdaten
Die Einrichtung entscheidet,
welche Daten benötigt werden
Beim Anlegen der Reise entscheidet die Reiseleitung, welche Teilnehmerinformationen benötigt werden. Sie sehen anschließend nur die Angaben, die für die Begleitung der Reise freigegeben wurden.
Die Einstellungen können Sie als Anbieter nicht verändern und Sie geben keine eigenen Teilnehmerdaten ein. Nach der Reise werden die Teilnehmerdaten automatisch gelöscht. Die Einrichtung legt dafür die gewünschte Frist fest, standardmäßig sind 30 Tage eingestellt.
Vollständig
Kontaktinformationen, Ernährung, Gesundheitsangaben, Notfallkontakte und Einverständniserklärungen.
Nur für den Notfall
Notfallkontakt und Ernährung. Gesundheitsdaten werden in dieser Stufe nicht abgefragt.
Keine Teilnehmerdaten
Es werden keine zusätzlichen Teilnehmerdaten erhoben. Die Daten werden in der Google-Cloud-Region Frankfurt verarbeitet und auf den Geräten zusätzlich verschlüsselt gespeichert.
Ihr Auftritt
Ihr Firmenprofil
Ihr Firmenprofil wird zusammen mit Ihren Angeboten angezeigt. Schulen und Vereine können so direkt sehen, wer hinter einem Angebot steht und wie sie Sie erreichen können.
Ihre Unternehmensdaten
Hinterlegen Sie Firmenname und Logo, eine kurze Beschreibung, Website, E-Mail, Telefon und Ihren Firmensitz. Die öffentlich sichtbaren Angaben dienen auch als Teil Ihres Impressums.
Geprüftes Unternehmen
Wenn Sie uns die erforderlichen Nachweise vorlegen, können wir Ihr Unternehmen als geprüft kennzeichnen. Das Prüfsiegel wird anschließend bei Ihren Angeboten angezeigt.
Mehrere Mitarbeiter, ein Profil
Mehrere Personen können mit Ihrem Firmenprofil arbeiten. So kann eine Person Angebote erstellen, eine andere Anfragen bearbeiten und die Reiseleitung später selbst mit der Gruppe unterwegs sein.
Für einzelne Reisen können Sie zusätzlich einen Anbieter-Code verwenden. Damit können weitere Personen aus Ihrem Unternehmen direkt zur jeweiligen Reise hinzugefügt werden. Der Code funktioniert nur für dafür freigeschaltete Anbieter-Konten.
Abrechnung
Die Abrechnung läuft
direkt mit Ihnen
Wenn eine Reise aus Ihrem Angebot entsteht, rechnen wir direkt mit Ihnen ab. Die Schule oder der Verein bezahlt keine zusätzliche Explority-Gebühr und muss dafür kein eigenes Abonnement abschließen.
Ihr Vertrag besteht aus einer monatlichen Grundgebühr und einer Gebühr für die durchgeführten Reisen – alternativ kann die Abrechnung auch pro Teilnehmer erfolgen. Die Preise werden jeweils netto vereinbart.
In Ihrem Profil sehen Sie jederzeit die laufenden Reisen und die daraus entstehenden Kosten. Während einer laufenden Reise handelt es sich dabei um eine Schätzung. Die endgültige Abrechnung erfolgt nach Abschluss der Reise auf Grundlage der tatsächlichen Teilnehmerzahl.
Rechnung statt App-Store
Die Anbieter-Abrechnung erfolgt außerhalb der App. Sie erhalten von uns eine Rechnung an die vereinbarte Anschrift.
Reisekosten bleiben getrennt
Kosten für Bus, Unterkunft, Eintritt oder andere Leistungen bleiben Teil der Reiseplanung und werden unabhängig von Ihrer Explority-Gebühr verwaltet.
Ab dem ersten Monat
Für Anbieter gibt es kein kostenloses Startkontingent. Die kostenlose Erstreise ist Bestandteil des Angebots für Schulen und Einrichtungen.
Was Explority nicht ist
Explority ist ein digitales Werkzeug für die Planung und Begleitung von Gruppenreisen. Wir sind weder Reiseveranstalter noch Vermittler. Über die App wird kein Reisevertrag geschlossen und es fließt kein Geld zwischen Schule, Verein, Gruppe und Ihnen.
Die Anfrage und Ihre Freigabe bilden den digitalen Teil des Prozesses. Vertrag, Buchung und Durchführung der Reise bleiben bei Ihnen und Ihren bisherigen Abläufen.
Nicht Bestandteil von Explority sind außerdem eigene Serverlösungen, Schnittstellen zu Buchungs- oder Schulverwaltungssystemen sowie Schulungen vor Ort. Die Verantwortung für die Durchführung der Reise bleibt bei Ihnen.
Anbieter-Konten werden persönlich freigeschaltet
Sie bieten Gruppenreisen für Schulen, Vereine oder andere Gruppen an? Schreiben Sie uns kurz, welche Reisen Sie anbieten und für welche Gruppengrößen sie geeignet sind. Wir stellen Ihnen Explority vor und besprechen gemeinsam die passenden Konditionen.