Ratgeber für Lehrkräfte
Klassenfahrt abrechnen
Vom ersten Euro bis zur Rückzahlung nach der Fahrt: Konto, Kalkulation, Kasse unterwegs, Absagen und eine Abrechnung, die Eltern nachvollziehen können.
Bei einer Klassenfahrt verwalten Sie schnell mehrere tausend Euro, die Ihnen nicht gehören. Das ist für viele Lehrkräfte der unangenehmste Teil der ganzen Fahrt, vor allem weil man nie ganz sicher ist, ob am Ende alles aufgeht.
Mit ein paar festen Regeln wird daraus eine überschaubare Aufgabe: ein eigenes Konto, eine Kalkulation mit Puffer, jeder Beleg aufbewahrt und eine Abrechnung, die jede Familie nachvollziehen kann. Wie das im Einzelnen aussieht, steht hier.
Welches Konto?
Das Geld der Eltern sollte nicht auf Ihrem privaten Girokonto landen. Dort vermischt es sich mit Ihrem eigenen Geld, und im Streitfall lässt sich schwer belegen, was wohin geflossen ist. Viele Schulen haben deshalb ein eigenes Konto für Fahrten, oft über den Schulträger oder den Förderverein. In einigen Bundesländern ist ein privates Konto dafür ausdrücklich nicht vorgesehen.
Fragen Sie zuerst im Sekretariat, welches Konto Ihre Schule nutzt. Gibt es keines, ist ein separates Unterkonto auf den Namen der Klasse die nächstbeste Lösung. Dann sind wenigstens die Buchungen sauber getrennt.
Richtig kalkulieren
Die meisten Abrechnungen gehen schief, weil die Kalkulation am Anfang zu knapp war. Rechnen Sie deshalb alle Kosten ein, auch die kleinen, und legen Sie einen Puffer von fünf bis zehn Prozent darauf. Was übrig bleibt, geben Sie zurück. Das ist Eltern deutlich lieber als eine Nachforderung.
Diese Posten gehören in die Kalkulation
- Anreise und Rückreise, gegebenenfalls Transfers vor Ort
- Unterkunft mit Verpflegung, Bettwäsche und Kurtaxe
- Eintritte, Führungen und Programmpunkte
- Nahverkehrstickets am Zielort
- Gemeinsame Ausgaben wie ein Abschlussabend oder Material
- Ein Puffer für Unvorhergesehenes
Teilen Sie die Summe durch die Zahl der zahlenden Schülerinnen und Schüler. Freiplätze, die viele Häuser und Busunternehmen ab einer bestimmten Gruppengröße gewähren, senken den Betrag pro Kopf. Die Reisekosten der Begleitpersonen dürfen in vielen Bundesländern nicht auf die Eltern umgelegt werden. Sie laufen über die Reisekostenerstattung des Landes. Prüfen Sie die Regel für Ihr Land, bevor Sie den Betrag im Elternbrief nennen.
Geld einsammeln
Bewährt haben sich zwei Raten: eine Anzahlung mit der Anmeldung, damit Sie Unterkunft und Bus verbindlich buchen können, und der Rest einige Wochen vor der Fahrt. Nennen Sie im Elternbrief Beträge, Fristen, das Konto und den Verwendungszweck, am besten Name des Kindes und Klasse. Ein Muster dafür steht im Ratgeber Eltern informieren.
Überweisungen sind Bargeld klar vorzuziehen, weil jede Zahlung automatisch belegt ist. Wenn Sie doch Bargeld annehmen, quittieren Sie jeden Betrag und zahlen Sie das Geld zeitnah auf das Konto ein. Führen Sie eine einfache Liste, wer wann was bezahlt hat, dann sehen Sie vor jeder Frist auf einen Blick, bei wem Sie noch nachfragen müssen.
Denken Sie an Familien, für die die Fahrt eine Belastung ist. Über das Bildungs- und Teilhabepaket werden die tatsächlichen Kosten mehrtägiger Klassenfahrten für berechtigte Familien übernommen. Viele Fördervereine helfen ebenfalls. Mehr dazu im Ratgeber Klassenfahrt planen.
Die Kasse unterwegs
Nehmen Sie für Ausgaben vor Ort einen festen Betrag aus der Klassenkasse mit und halten Sie ihn getrennt vom eigenen Portemonnaie und vom Taschengeld der Kinder. Lassen Sie sich für jede Ausgabe einen Beleg geben. Wo das nicht geht, etwa bei einem Straßenmusiker oder im Automaten, notieren Sie Betrag, Datum und Zweck.
Ein Tipp aus der Praxis: Fotografieren Sie jeden Beleg noch am selben Tag. Kassenzettel verblassen oder gehen im Rucksack verloren, ein Foto nicht.
Wenn ein Kind nicht mitfährt
Sagt eine Familie nach der verbindlichen Anmeldung ab, fallen oft Stornokosten an, oder der Preis für die übrigen steigt, weil sich Bus und Unterkunft auf weniger Köpfe verteilen. Diese Kosten tragen in der Regel die Eltern, die absagen, es sei denn, eine Reiserücktrittsversicherung springt ein. Schreiben Sie diese Regel deshalb schon in den Elternbrief.
Kann ein Platz nachbesetzt werden oder erstattet die Unterkunft einen Teil, geben Sie diesen Betrag an die Familie weiter. Bei einer kurzfristigen Erkrankung lohnt es sich fast immer, bei Unterkunft und Busunternehmen freundlich nachzufragen. Viele zeigen sich kulant.
Die Abrechnung nach der Fahrt
Erstellen Sie die Abrechnung möglichst in den ersten zwei Wochen nach der Rückkehr, solange alle Belege noch beisammen sind. Sie besteht aus drei Teilen: den Einnahmen, den Ausgaben und der Differenz, umgerechnet auf jedes Kind. Legen Sie die Belege bei oder bieten Sie Einsicht an.
| Posten | Betrag | Hinweis |
|---|---|---|
| Beiträge der Eltern | … € | Anzahl zahlender Kinder mal Betrag |
| Zuschüsse | … € | Förderverein, Bildungs- und Teilhabepaket, Spenden |
| Einnahmen gesamt | … € | |
| Anreise und Rückreise | … € | Rechnung Busunternehmen oder Bahn |
| Unterkunft | … € | Rechnung der Unterkunft |
| Programm und Eintritte | … € | Einzelbelege |
| Sonstiges | … € | Tickets, Material, Abschlussabend |
| Ausgaben gesamt | … € | |
| Differenz | … € | Geteilt durch die zahlenden Kinder ergibt den Betrag pro Kopf |
Bleibt Geld übrig, überweisen Sie es anteilig zurück. Bei kleinen Beträgen pro Kind entscheiden manche Klassen gemeinsam, den Rest in die Klassenkasse zu geben, das sollte aber vorher mit den Eltern abgesprochen sein. Fehlt Geld, erklären Sie kurz, woher die Lücke kommt, bevor Sie nachfordern.
Gute Praxis ist, die Abrechnung von zwei Elternvertretern prüfen und abzeichnen zu lassen. Das dauert eine Viertelstunde und schützt Sie vor jedem späteren Zweifel.
Gemeinsame Kosten mit Explority
In Explority erfassen Sie gemeinsame Ausgaben direkt in der Reise, verteilen sie auf die ganze Gruppe oder auf einzelne Personen, und die App rechnet aus, wer noch etwas bezahlen muss oder zurückbekommt. Die Reiseleitung sieht die volle Kalkulation, Teilnehmende sehen nur ihren eigenen Anteil.
Häufige Fragen
Darf das Geld für die Klassenfahrt auf mein privates Konto?
Besser nicht. Auf einem privaten Konto vermischt sich das Geld der Eltern mit Ihrem eigenen, und in einigen Bundesländern ist das ausdrücklich nicht vorgesehen. Fragen Sie im Sekretariat nach dem Konto, das Ihre Schule für Fahrten nutzt, oft über den Schulträger oder den Förderverein.
Müssen Eltern die Kosten der Lehrkräfte mitbezahlen?
In vielen Bundesländern nicht. Die Reisekosten der Begleitpersonen werden dort über die Reisekostenerstattung des Landes abgerechnet und dürfen nicht auf die Eltern umgelegt werden. Die genaue Regel steht in den Schulfahrtenrichtlinien Ihres Landes.
Was passiert mit übrig gebliebenem Geld?
Es wird anteilig an die Familien zurückgezahlt. Soll ein kleiner Rest stattdessen in die Klassenkasse gehen, sprechen Sie das vorher mit den Eltern ab und halten Sie es in der Abrechnung fest.
Wer zahlt, wenn ein Kind kurzfristig nicht mitfahren kann?
Stornokosten, die durch die Absage entstehen, tragen in der Regel die Eltern, sofern keine Reiserücktrittsversicherung greift. Kann der Platz nachbesetzt werden oder erstattet die Unterkunft einen Teil, geht dieser Betrag an die Familie zurück. Die Regel gehört in den Elternbrief.
Bis wann muss die Abrechnung fertig sein?
Eine feste Frist gibt es meist nicht, üblich und sinnvoll sind zwei bis vier Wochen nach der Rückkehr. Dann sind die Belege noch vollständig, und die Eltern haben die Fahrt noch vor Augen.