Ratgeber für Lehrkräfte
Die Klassenfahrt-App: was sie können muss
Worauf Sie achten sollten, bevor Sie eine Fahrt mit Minderjährigen über eine App organisieren, und wie sich das mit Messenger, Mail und Papier vergleicht.
Die meisten Lehrkräfte, die nach einer App für die Klassenfahrt suchen, haben gerade eine Fahrt über eine Messenger-Gruppe, einen Stapel Elternbriefe und ein paar Tabellen organisiert. Das hat funktioniert, aber es war mühsam, und an irgendeiner Stelle hat eine Information gefehlt.
Eine App kann das deutlich einfacher machen. Sie muss dafür aber ein paar Dinge können, die bei einer Reise mit Kindern und Jugendlichen wichtiger sind als bei jeder privaten Urlaubsplanung. Um diese Punkte geht es hier.
Wofür eine App auf der Klassenfahrt gut ist
Die Planung selbst lässt sich mit jedem Werkzeug erledigen. Spannend wird es in den Momenten, in denen sich etwas ändert: Der Bus hat Verspätung, der Treffpunkt wird verlegt, ein Kind hat Fieber und Sie brauchen in zwei Minuten die Nummer der Eltern und die Liste der Medikamente.
In solchen Momenten zeigt sich, ob alle Informationen an einer Stelle liegen und ob Sie sie auch ohne Empfang erreichen. Genau dafür lohnt sich eine App. Vor der Fahrt spart sie Ihnen das Hinterhertelefonieren bei Zetteln und Rückmeldungen, während der Fahrt hält sie alle auf demselben Stand.
Acht Anforderungen an eine Klassenfahrt-App
Die ersten drei Punkte sind bei Fahrten mit Minderjährigen Pflicht. Die übrigen entscheiden darüber, ob die App im Alltag hilft oder eher zusätzliche Arbeit macht.
1 · Datenschutz, der zu Schülerdaten passt
Allergien, Medikamente und Notfallkontakte sind Gesundheitsdaten im Sinne von Art. 9 DSGVO, und sie gehören Minderjährigen. Fragen Sie deshalb nach dem Serverstandort, nach einem Vertrag zur Auftragsverarbeitung und danach, ob Sie selbst festlegen können, welche Angaben überhaupt erhoben werden. Gut ist außerdem, wenn die Daten nach der Fahrt von selbst gelöscht werden.
2 · Rollen mit unterschiedlichen Rechten
Die Reiseleitung braucht alles. Schülerinnen und Schüler brauchen das Programm und ihre eigenen Angaben. Eltern wollen wissen, wann der Bus zurückkommt, sollen aber nicht sehen, welches andere Kind welche Allergie hat. Eine App ohne getrennte Rollen ist für Klassenfahrten ungeeignet.
3 · Beitritt ohne private Telefonnummern
In einer Messenger-Gruppe sehen in der Regel alle Mitglieder die Nummern der anderen, auch Ihre private. Besser ist ein Beitritt über einen Code oder QR-Code, den Sie an die Klasse und getrennt davon an die Eltern weitergeben. So bleibt Ihre Nummer bei Ihnen.
4 · Ansagen, die ankommen
Eine Nachricht an alle, an die Klasse oder nur an die Eltern, als Mitteilung aufs Telefon, auch wenn die App geschlossen ist. Mit Lesebestätigung sehen Sie, wer sie noch nicht gelesen hat, und müssen nur bei diesen Familien nachhaken. Ein Antwortkanal an alle ist dagegen eher hinderlich, weil daraus schnell ein Gruppenchat mit fünfzig Nachrichten am Abend wird.
5 · Programm auch ohne Empfang
Im Reisebus, im Museum und im Ausland ist das Netz oft schlecht. Tagesplan, Adressen, Tickets und Buchungsbestätigungen müssen trotzdem aufrufbar sein. Achten Sie darauf, dass die App die Daten auf dem Gerät vorhält und nicht bei jedem Öffnen neu lädt.
6 · Notfallliste auf Knopfdruck
Wenn die Familien ihre Angaben selbst eintragen, sollte daraus ohne Abtippen eine Liste für die Begleitpersonen entstehen, die sich auch ausdrucken lässt. Was in so eine Liste gehört, steht im Ratgeber zur Notfallliste.
7 · Kosten und Abrechnung
Gemeinsame Ausgaben erfassen, auf die Gruppe verteilen und am Ende sehen, wer noch etwas zu bekommen hat. Das spart die Tabelle, die nach der Fahrt sonst noch einen Abend kostet. Mehr dazu im Ratgeber Klassenfahrt abrechnen.
8 · Einfach genug für Eltern
Eltern nutzen die App meist genau einmal pro Fahrt. Wenn sie dafür bezahlen oder eine Anleitung lesen müssen, machen viele nicht mit, und Sie haben wieder zwei Kanäle. Kostenlos für Teilnehmende und Eltern und ohne Einarbeitung verständlich sollte die App deshalb sein.
Im Vergleich: Messenger, Mail, Tabelle, App
Jede dieser Lösungen hat ihre Berechtigung. Die Tabelle zeigt, wo sie bei einer Klassenfahrt an ihre Grenzen kommen.
| Anforderung | Papier und Mail | Messenger-Gruppe | Tabelle in der Cloud | Klassenfahrt-App |
|---|---|---|---|---|
| Eltern und Klasse getrennt erreichen | mühsam | zwei Gruppen | Nein | Ja |
| Private Nummern bleiben privat | Ja | Nein | Ja | Ja |
| Sehen, wer eine Ansage gelesen hat | Nein | teilweise | Nein | Ja |
| Gesundheitsangaben nur für die Leitung | Aktenordner | Nein | je nach Freigabe | Ja |
| Programm ohne Empfang | ausgedruckt | teilweise | Nein | Ja |
| Kosten automatisch verteilen | Nein | Nein | mit Formeln | Ja |
| Daten nach der Fahrt löschen | von Hand | schwierig | von Hand | automatisch |
Messenger im Schuldienst
Mehrere Kultusministerien untersagen oder missbilligen den Einsatz verbreiteter Messenger für die dienstliche Kommunikation mit Schülern und Eltern. Welche Regel an Ihrer Schule gilt, erfahren Sie bei der Schulleitung oder beim Datenschutzbeauftragten Ihrer Schule. Es lohnt sich, das vor der Fahrt zu klären und nicht erst, wenn eine Familie nachfragt.
Wann Sie keine App brauchen
Für einen Wandertag oder einen Ausflug ohne Übernachtung reicht meist ein Elternbrief mit Treffpunkt, Uhrzeit und Notfallnummer. Es werden kaum Angaben erhoben, und die Gruppe ist abends wieder zu Hause.
Richtig nützlich wird eine App ab der ersten Übernachtung. Dann kommen Gesundheitsangaben, Zimmer, Kosten und Absprachen mit den Eltern dazu, und genau an diesen Stellen entsteht sonst der meiste Aufwand.
So sieht das in Explority aus
Wir haben Explority für genau diese Fahrten gebaut. Die Klasse und die Eltern treten über je einen eigenen Code bei, beide brauchen dafür nur ein kostenloses Konto. Die Reiseleitung plant das Programm, verschickt Ansagen mit Lesebestätigung und hat die Angaben der Gruppe beisammen. Die Server stehen in Deutschland, und das Programm ist auch offline verfügbar.
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Explority für Schulen Fragen stellen
Häufige Fragen
Darf ich als Lehrkraft eine App für die Klassenfahrt nutzen?
In der Regel ja, wenn die Schule zustimmt. Sobald personenbezogene Daten von Schülern verarbeitet werden, sollten Sie den Einsatz mit der Schulleitung und dem Datenschutzbeauftragten abstimmen. Dazu gehört meist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zwischen Schule und Anbieter der App.
Brauchen alle Schülerinnen und Schüler ein Smartphone?
Nein. Die Reiseleitung hat alle Angaben in der App, und die Notfallliste lässt sich ausdrucken. Kinder ohne eigenes Telefon bekommen die Informationen wie bisher über Sie, ihre Eltern können trotzdem über ihren eigenen Beitrittscode mitlesen.
Müssen Eltern für die App bezahlen?
Bei Explority nicht. Teilnehmende und Eltern brauchen nur ein kostenloses Konto und den passenden Code. Abgerechnet wird eine Gruppenreise mit der Schule oder dem Verein.
Funktioniert eine Klassenfahrt-App auch im Ausland?
Das hängt davon ab, ob die App ihre Daten auf dem Gerät vorhält. Explority tut das: Programm, Adressen und Unterlagen sind nach dem ersten Laden auch ohne Netz verfügbar. Für neue Ansagen braucht das Telefon kurz eine Verbindung, etwa über das WLAN der Unterkunft.
Was unterscheidet eine Klassenfahrt-App von einem Reiseplaner?
Ein gewöhnlicher Reiseplaner ist für eine Person oder eine Familie gedacht. Bei einer Klassenfahrt kommen Rollen mit unterschiedlichen Rechten dazu, der Umgang mit Daten von Minderjährigen, die Kommunikation mit den Eltern und die Abrechnung für eine ganze Gruppe.